Btw, facturen en administratie bij een online cursus

Btw is bij online cursussen minder eenvoudig dan bij de meeste diensten, doordat er drie dingen tegelijk spelen: het tarief, een mogelijke vrijstelling voor onderwijs en de vraag in welk land de btw hoort te worden afgedragen. Hieronder de hoofdlijnen. Voor je eigen situatie is een gesprek met een boekhouder of belastingadviseur verstandig, want de uitzonderingen luisteren nauw.

Het uitgangspunt: 21 procent

Een online cursus is in beginsel een gewone dienst waarover je het algemene tarief van 21 procent rekent. Dat is het startpunt zolang er geen vrijstelling geldt.

Verkoop je aan consumenten, dan noem je op je verkooppagina de prijs inclusief btw. Verkoop je aan ondernemers, dan is exclusief gebruikelijk. Bedien je beide groepen, zet er dan bij welke van de twee je toont.

De onderwijsvrijstelling

Voor onderwijs bestaat een btw-vrijstelling. Die geldt onder meer voor wettelijk geregeld onderwijs en voor beroepsopleidingen die worden gegeven door instellingen of zelfstandige docenten die zijn opgenomen in het CRKBO, het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs.

Er zijn twee registers. In het docentenregister sta je als zelfstandige die lesgeeft in opdracht van een onderwijsinstelling. De vrijstelling geldt dan voor dat werk als onderaannemer. In het instellingenregister sta je als aanbieder die zelf beroepsonderwijs op de markt brengt. Dan geldt de vrijstelling ook voor wat je rechtstreeks aan deelnemers verkoopt. Aan opname in beide registers zijn voorwaarden en een audit verbonden.

Voor online cursussen speelt er nog iets. Voor de vrijstelling moet er sprake zijn van onderwijs en daarvoor is interactie tussen docent en deelnemer van belang. De Europese uitvoeringsverordening over de btw zegt het zo: onderwijs waarbij een docent de stof over internet uiteenzet is geen elektronische dienst, terwijl geautomatiseerd afstandsonderwijs waarvoor nauwelijks menselijk ingrijpen nodig is dat wel is. Een volledig vooraf opgenomen cursus zonder enige begeleiding valt dus eerder in die tweede categorie en die is niet vrijgesteld. Een programma met live sessies, feedback of de mogelijkheid om vragen te stellen ligt anders. Laat dit toetsen voordat je een prijs zonder btw communiceert.

De kleineondernemersregeling

Blijf je met je totale jaaromzet onder de 20.000 euro, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw en je trekt ook geen btw af. Sinds 1 januari 2025 is er geen minimale deelnameduur meer: je kunt je op elk moment afmelden, uiterlijk een maand voor het einde van een kwartaal. Kom je in een kalenderjaar boven de 20.000 euro uit, dan ben je verplicht je af te melden en reken je vanaf die verkoop weer btw.

Voor wie naast een baan begint, is dat aantrekkelijk. Nadeel is dat je de btw op je investeringen, bijvoorbeeld apparatuur en een platform, niet kunt terugvragen. En kom je boven de grens, dan moet je vanaf die factuur alsnog btw rekenen. Reken vooraf uit waar dat omslagpunt bij jou ligt.

Verkoop aan het buitenland

Zodra er iemand uit een ander EU-land bij je koopt, verandert het beeld.

Aan consumenten in de EU. Een online cursus zonder live component geldt als digitale dienst en die wordt in beginsel belast in het land van de klant. Er is één gezamenlijke drempel van 10.000 euro per jaar voor al je grensoverschrijdende verkopen aan consumenten in de EU samen. Blijf je daaronder, dan mag je Nederlandse btw blijven rekenen. Kom je erboven, dan reken je vanaf dat moment het tarief van het land van je klant. Dat kun je afdragen via het éénloketsysteem, ook wel One Stop Shop genoemd, zodat je je niet in elk land apart hoeft te registreren.

Aan ondernemers in de EU. Meestal verlegd naar je afnemer, mits je zijn btw-identificatienummer hebt en dat controleert.

Buiten de EU. Weer andere regels, afhankelijk van het land en het soort afnemer.

Wat dit praktisch betekent: houd bij in welk land je klanten zitten en of ze consument of ondernemer zijn. Dat kan alleen als je dat bij het afrekenen uitvraagt en vastlegt.

Wat er op je factuur moet staan

Een oplopend factuurnummer, de datum, je bedrijfsnaam en adres, je kvk-nummer en je btw-identificatienummer, de gegevens van je klant, een omschrijving van de dienst, het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag en het totaal.

Bij een verlegde heffing zet je erbij dat de btw is verlegd, met het btw-nummer van je afnemer. Bij toepassing van een vrijstelling of de kleineondernemersregeling vermeld je dat ook.

Zorg dat je platform of betaaldienst deze factuur automatisch stuurt. Handmatig factureren is bij tien deelnemers te doen en bij honderd niet meer. Zie betaling en toegang.

Administratie die je vanaf dag één bijhoudt

• Alle verkopen met datum, bedrag, btw-tarief, land en soort afnemer.
• Alle inkoopfacturen, ook die van je platform en je videodienst, want daar zit btw op die je kunt terugvragen.
• De bewijsstukken bij grensoverschrijdende verkopen.

De wettelijke bewaartermijn voor je administratie is zeven jaar.

Reken met nettobedragen

Bij het bepalen van je prijs is het verstandig om te rekenen met wat er na btw overblijft. Van 249 euro inclusief 21 procent houd je ongeveer 206 euro over. Vul dat nettobedrag in als je met de rekenhulp je aantallen doorrekent, anders lijkt het rooskleuriger dan het is. Zie ook wat vraag je voor je training.

Waar dit vandaan komt

Bedragen, termijnen en regels zijn nagekeken bij de bron zelf op 6 september 2026. Ze veranderen, dus controleer ze opnieuw voordat je er een besluit op baseert.

1. Belastingdienst, btw-tarieven en vrijstellingen. Het algemene tarief en de lijst met vrijstellingen.
2. Belastingdienst, vrijstelling voor beroepsopleidingen. Wanneer beroepsonderwijs vrijgesteld is en welke rol inschrijving in het CRKBO speelt.
3. CRKBO, Register Instellingen. Het register zelf, met het verschil tussen het Register Instellingen en het Register Docenten.
4. Belastingdienst, kleineondernemersregeling. De omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar.
5. Ondernemersplein, kleineondernemersregeling. De voorwaarden en het afmelden, dat sinds 2025 op elk moment kan.
6. Belastingdienst, diensten aan particulieren binnen de EU. De gezamenlijke drempel van 10.000 euro en de Unieregeling van het eenloketsysteem.
7. Belastingdienst, factuureisen. Alle gegevens die verplicht op een factuur staan.
8. Uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011, artikel 7. Wanneer onderwijs op afstand wel en niet als elektronische dienst geldt.